# Sprzętly — pełny kontekst > Polski SaaS do ewidencji sprzętu, narzędzi i wyposażenia: wypożyczenia i protokoły zdawczo-odbiorcze z e-podpisem, magazyn ilościowy, kody QR, przypomnienia o terminach (OC, przegląd, gwarancja) i aplikacja mobilna na Androida. Jedna cena 199 zł/mc za całą firmę — bez limitu użytkowników i sprzętu. Sprzętly (sprzetly.pl) zastępuje Excel do zarządzania majątkiem ruchomym firmy: narzędziami, sprzętem IT, wyposażeniem i flotą. Skanujesz kod QR telefonem, wydajesz lub przyjmujesz zwrot z podpisem na ekranie, a system prowadzi pełną historię „kto, co, kiedy”, pilnuje terminów i generuje raporty. Sprawdza się w budownictwie, produkcji, wypożyczalniach, warsztatach, szpitalach, na eventach i u fotografów. Poniżej pełna treść przewodnika i bloga w formacie markdown. --- # Przewodnik # Pierwsze kroki — szybki start Konfiguracja zajmuje kilka minut. Cztery kroki dają Ci pełną kontrolę nad sprzętem firmowym — bez wdrożeniowca i szkoleń. ## Kiedy używać - Dopiero zaczynasz i nie wiesz, od czego ruszyć. - Chcesz jak najszybciej zobaczyć wartość na własnych danych. - Wprowadzasz zespół do narzędzia. ## Krok po kroku 1. **Dodaj sprzęt** — Wejdź w „Sprzęt” → „Dodaj sprzęt”. Wystarczy nazwa; resztę (marka, kategoria, typ, QR) uzupełnisz w miarę potrzeb. 2. **Dodaj pracowników** — W „Pracownicy” dodaj osoby, którym będziesz wydawać sprzęt — imię, telefon, e-mail. 3. **Wydaj pierwszy sprzęt** — Kliknij „Wydaj sprzęt”, wybierz pracownika i termin zwrotu. To zakłada historię „kto, co, kiedy”. 4. **Oznacz kodami QR** — Wygeneruj i wydrukuj kody QR, by w terenie identyfikować sprzęt telefonem. ## Przykład Dodajesz „Skoda Octavia”, pracownika „Jan Kowalski”, wydajesz mu auto do końca miesiąca i drukujesz kod QR na szybę. Pulpit od razu pokazuje aktywne wydanie i nadchodzące terminy. ## Typowe przypadki - Masz dużo pozycji? Zaimportuj je z pliku CSV zamiast dodawać ręcznie. - Pulpit podpowiada następne kroki, dopóki konfiguracja nie jest kompletna. Powiązane: [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) · [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Kody QR — oznaczanie i skanowanie](https://sprzetly.pl/przewodnik/kody-qr) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/pierwsze-kroki --- # Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu Sprzęt to podstawowy obiekt w systemie — może nim być narzędzie, laptop, telefon czy samochód służbowy. Każdy sprzęt ma własną kartę z historią wydań, serwisów i terminów. ## Kiedy używać - Wprowadzasz nowy przedmiot do ewidencji firmy. - Chcesz mieć jedną kartę z pełną historią „kto, co, kiedy”. - Potrzebujesz kodu QR do szybkiej identyfikacji w terenie. ## Krok po kroku 1. **Otwórz formularz dodawania** — Wejdź w „Sprzęt” w menu i kliknij „Dodaj sprzęt”. Wypełnij nazwę (wymagana) oraz opcjonalnie markę, model i numer seryjny. 2. **Uporządkuj: kategoria, lokalizacja, typ** — Przypisz kategorię i lokalizację, by łatwiej filtrować. Opcjonalnie wybierz „Typ wyposażenia” (np. Samochód) — wtedy przy wydaniu pojawi się checklista wyposażenia. 3. **Cena, data zakupu, kod QR** — Uzupełnij cenę zakupu (do raportów wartości majątku) i zaznacz generowanie kodu QR, jeśli chcesz oznaczyć sprzęt naklejką. 4. **Zarządzaj z poziomu karty** — Po zapisaniu otwórz kartę sprzętu — znajdziesz tam historię wydań, serwisy, kod QR oraz sekcję terminów i przypomnień. ## Przykład Dodajesz „Skoda Octavia” z numerem rejestracyjnym w polu opisu, przypisujesz typ „Samochód” i generujesz kod QR. Na karcie od razu widać, że przy wydaniu zapytamy o wyposażenie (np. dowód rejestracyjny, gaśnica). ## Typowe przypadki - Masowy import wielu pozycji — użyj importu CSV zamiast dodawać ręcznie. - Sprzęt w naprawie — ustaw status „Serwis”; zablokuje to wydanie. Powiązane: [Typy wyposażenia i checklista wydania](https://sprzetly.pl/przewodnik/typy-wyposazenia) · [Kody QR — oznaczanie i skanowanie](https://sprzetly.pl/przewodnik/kody-qr) · [Terminy i przypomnienia](https://sprzetly.pl/przewodnik/terminy) · [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet --- # Wydania — wydawanie sprzętu i protokół Wydanie odnotowuje, że konkretny sprzęt trafił do pracownika lub klienta — wraz z terminem zwrotu, akcesoriami, checklistą wyposażenia i podpisem. ## Kiedy używać - Przekazujesz sprzęt pracownikowi (wydanie wewnętrzne). - Wypożyczasz sprzęt klientowi z cennikiem i kaucją (wydanie zewnętrzne). - Chcesz protokół zdawczo-odbiorczy z podpisem, bez drukowania. ## Krok po kroku 1. **Rozpocznij wydanie** — Kliknij „Wydaj sprzęt” — z listy lub bezpośrednio z karty sprzętu (sprzęt będzie wtedy już wybrany). Wybierz tryb: wewnętrzny (pracownik) lub zewnętrzny (klient). 2. **Uzupełnij dane wydania** — Wskaż odbiorcę, planowany termin zwrotu i ewentualną notatkę. Dodaj akcesoria, jeśli są wydawane razem ze sprzętem. 3. **Odhacz wyposażenie (jeśli sprzęt ma typ)** — Gdy sprzęt ma typ wyposażenia, pojawi się checklista — zaznacz, co faktycznie przekazujesz (np. gaśnica tak, drugi kluczyk nie). 4. **Podpis i protokół** — Odbiorca podpisuje na ekranie (telefon/tablet). Protokół wydania PDF zawiera dane, wyposażenie i podpis — możesz go pobrać w każdej chwili. ## Przykład Wydajesz „Skoda Octavia” pracownikowi do 30 czerwca, odhaczasz dowód rejestracyjny i gaśnicę, odbiorca podpisuje palcem na tablecie. Na liście wydań widać, co dokładnie zostało przekazane. ## Typowe przypadki - Zwrot — przyjmij sprzęt i opisz ewentualne uszkodzenia; powstaje protokół zwrotu. - Przekazanie między pracownikami w terenie — bez powrotu do bazy. Powiązane: [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) · [Typy wyposażenia i checklista wydania](https://sprzetly.pl/przewodnik/typy-wyposazenia) · [Kalendarz dostępności](https://sprzetly.pl/przewodnik/kalendarz) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania --- # Typy wyposażenia i checklista wydania Typ wyposażenia to szablon checklisty. Definiujesz raz (np. „Samochód”: kluczyk, gaśnica, dowód rejestracyjny), przypisujesz do sprzętu, a przy każdym wydaniu odhaczasz, co zostało przekazane. ## Kiedy używać - Sprzęt jest wydawany z dodatkowym wyposażeniem, które trzeba potwierdzić. - Chcesz, by protokół wydania zawierał listę „co dostał pracownik”. - Powtarzalny zestaw elementów dla wielu sztuk tego samego rodzaju. ## Krok po kroku 1. **Utwórz typ** — Wejdź w Ustawienia → „Typy sprzętu”, podaj nazwę (np. Samochód) i dodaj opcje wyposażenia (kluczyk, gaśnica, dowód rejestracyjny…). 2. **Przypisz typ do sprzętu** — W formularzu dodawania/edycji sprzętu wybierz utworzony typ w polu „Typ wyposażenia”. 3. **Odhaczaj przy wydaniu** — Podczas wydawania sprzętu z tym typem pojawi się checklista — zaznacz przekazane elementy. Zapis trafia na wydanie i do protokołu. 4. **Podgląd w aplikacji** — Co zaznaczono zobaczysz: na liście wydań (popup), na szczegółach wydania, przy podpisie, w protokole PDF oraz w popupie kalendarza (tylko zaznaczone). ## Przykład Typ „Samochód” z opcjami: dowód rejestracyjny, polisa, koło zapasowe, klucze, karta flotowa. Przy wydaniu auta odhaczasz, co wydajesz — reszta zostaje oznaczona jako niewydana. ## Typowe przypadki - Typ opcjonalny — sprzęt bez typu po prostu nie ma checklisty. - Edycja typu nie zmienia już wystawionych wydań (zapis jest „zamrożony”). Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/typy-wyposazenia --- # Terminy i przypomnienia Do każdego sprzętu dopiszesz dowolne terminy (np. ważność OC, przegląd techniczny). System przypomina o nich z wyprzedzeniem, kolorując alerty w miarę zbliżania się daty. ## Kiedy używać - Pilnujesz ważności dokumentów floty (OC, badanie techniczne, przegląd). - Chcesz przypomnienie o gwarancji, leasingu czy innym terminie. - Potrzebujesz przeglądu nadchodzących terminów na pulpicie. ## Krok po kroku 1. **Dodaj termin na karcie sprzętu** — Na szczegółach sprzętu, w sekcji „Terminy i przypomnienia”, kliknij „Dodaj termin”. Możesz użyć presetu (OC, SKP, przegląd) lub wpisać własną nazwę i datę. 2. **Obserwuj eskalację kolorów** — Alert pojawia się 14 dni przed terminem (żółty), 7 dni przed (pomarańczowy) i 3 dni przed oraz po terminie (czerwony). 3. **Reaguj z pulpitu lub Powiadomień** — Nadchodzące terminy widać na pulpicie i na stronie Powiadomień — wprost z alertu możesz zaktualizować datę. 4. **Po zmianie daty alert znika** — Przypomnienia liczą się na żywo z daty. Gdy wpiszesz nowy termin w przyszłości, alert sam zniknie. ## Przykład Do auta dopisujesz „Ubezpieczenie OC — 20 sierpnia 2026” i „Przegląd techniczny (SKP) — 30 maja 2026”. Ten drugi świeci się na czerwono z ikoną, bo termin jest tuż-tuż. ## Typowe przypadki - Sprzęt może mieć wiele terminów naraz — każdy kolorowany niezależnie. - Przypomnienia po przebiegu (np. co 15 000 km) — w planach rozwoju. Powiązane: [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) · [Kalendarz dostępności](https://sprzetly.pl/przewodnik/kalendarz) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/terminy --- # Kody QR — oznaczanie i skanowanie Kod QR to najszybsza droga do karty sprzętu. Naklejasz go na przedmiot, a skanowanie telefonem od razu pokazuje, co to za sprzęt i co możesz z nim zrobić. ## Kiedy używać - Chcesz identyfikować sprzęt w terenie bez szukania po liście. - Potrzebujesz szybkiego wydania lub zgłoszenia serwisu „przy sprzęcie”. - Inwentaryzacja — skanujesz i potwierdzasz stan. ## Krok po kroku 1. **Wygeneruj kod** — Zaznacz generowanie QR przy dodawaniu sprzętu (lub później z karty). Każdy sprzęt dostaje unikalny kod. 2. **Wydrukuj i naklej** — Z widoku druku kodów QR wydrukuj etykiety i naklej je na sprzęt, drukarkę, samochód itp. 3. **Skanuj telefonem** — Otwórz „Skanuj” — kamera rozpozna kod i przeniesie Cię do karty sprzętu. Kod można też przepisać ręcznie. 4. **Działaj od razu** — Z poziomu zeskanowanego sprzętu wydasz go, zgłosisz serwis lub sprawdzisz historię. ## Przykład Na stojaku reklamowym naklejasz kod QR. Magazynier skanuje go telefonem i od razu wydaje stojak pracownikowi — bez wyszukiwania po nazwie. ## Typowe przypadki - Brak aparatu pod ręką — wpisz kod ręcznie. - Jeden kod = jeden egzemplarz sprzętu. Powiązane: [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/kody-qr --- # Kalendarz dostępności Kalendarz pokazuje, co i kiedy jest wydane lub zarezerwowane. Jeden rzut oka mówi, co wróci, co jest zaległe i co jest wolne. ## Kiedy używać - Sprawdzasz dostępność sprzętu w czasie. - Chcesz zobaczyć zbliżające się zwroty i zaległości. - Planujesz przekazania i rezerwacje. ## Krok po kroku 1. **Otwórz kalendarz** — Wejdź w „Kalendarz”. Wydania i rezerwacje pokazują się jako paski na osi czasu, w kolorach statusu. 2. **Filtruj** — Zawęź widok po sprzęcie, pracowniku, kliencie lub kategorii, by skupić się na tym, co Cię interesuje. 3. **Otwórz szczegóły wydarzenia** — Kliknij pasek — w popupie zobaczysz odbiorcę, termin, koszt, dodatkowe wyposażenie oraz akcje (zwrot, przekazanie, szczegóły). ## Przykład Klikasz pasek wydanego auta i w popupie widzisz: pracownika, termin zwrotu oraz „Dodatkowe wyposażenie: Gaśnica”. Stąd przechodzisz do szczegółów wydania. ## Typowe przypadki - Kolory: zielony = zwrócone, bursztynowy = aktywne, czerwony = zaległe, niebieski = rezerwacja. - Z popupu rezerwacji przejdziesz do jej szczegółów. Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Terminy i przypomnienia](https://sprzetly.pl/przewodnik/terminy) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/kalendarz --- # Zwroty i uszkodzenia Zwrot zamyka cykl wydania — odnotowuje, że sprzęt wrócił, w jakim stanie, z ewentualnymi uszkodzeniami i kosztem, a na końcu daje protokół zwrotu. ## Kiedy używać - Pracownik lub klient oddaje sprzęt. - Trzeba odnotować uszkodzenie i koszt naprawy. - Potrzebny protokół zwrotu (PZ) z podpisem. ## Krok po kroku 1. **Rozpocznij zwrot** — Na liście wydań kliknij „Zwrot” przy aktywnym wydaniu (lub „Szybki zwrot”, gdy nie ma uwag). 2. **Opisz stan i uszkodzenia** — Zaznacz stan przed/po, opisz ewentualne uszkodzenia i wpisz szacowany koszt naprawy. Możesz oznaczyć go jako obciążający. 3. **Potwierdź zwrot** — Po zatwierdzeniu sprzęt wraca jako dostępny, a wydanie zmienia status na „Zwrócone”. 4. **Podpis i protokół zwrotu** — Odbierz podpis i pobierz protokół zwrotu (PZ) — analogiczny do protokołu wydania. ## Przykład Jan oddaje Skodę Fabię z drobną rysą — opisujesz uszkodzenie i koszt 200 zł, potwierdzasz zwrot i drukujesz protokół PZ z jego podpisem. ## Typowe przypadki - Brak uwag? Użyj „Szybki zwrot” — jedno kliknięcie. - Koszt naprawy możesz potrącić z kaucji (wynajem zewnętrzny). Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Pracownicy i portal pracownika](https://sprzetly.pl/przewodnik/pracownicy) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/zwroty --- # Przekazania między pracownikami Przekazanie pozwala zmienić użytkownika sprzętu bez zwrotu do bazy — przydatne, gdy sprzęt wędruje między ludźmi w terenie. ## Kiedy używać - Sprzęt zmienia użytkownika bez powrotu do magazynu. - Chcesz zachować ciągłość historii „kto miał, kiedy”. - Auto czy narzędzie krąży między pracownikami. ## Krok po kroku 1. **Wybierz wydany sprzęt** — W „Transfery” → „Nowe” wskaż sprzęt aktualnie u kogoś wydany. 2. **Wskaż nowego użytkownika** — Wybierz pracownika, do którego sprzęt trafia, i dodaj powód przekazania. 3. **Potwierdź** — Po zatwierdzeniu zmienia się użytkownik aktywnego wydania, a zdarzenie zapisuje się w historii sprzętu, pracownika i w kalendarzu. ## Przykład Skoda Fabia była u Jana, teraz jedzie z nią Anna — robisz przekazanie z powodem „trasa północna”. Bez zwrotu do bazy, historia zostaje spójna. ## Typowe przypadki - Przekazanie nie kończy wydania — zmienia tylko użytkownika. - Widać je też w kalendarzu i na karcie sprzętu. Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Kalendarz dostępności](https://sprzetly.pl/przewodnik/kalendarz) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/przekazania --- # Rezerwacje sprzętu Rezerwacja blokuje sprzęt na konkretne okno czasowe — planujesz z wyprzedzeniem i unikasz dwóch osób na tym samym aucie. ## Kiedy używać - Planujesz użycie sprzętu z wyprzedzeniem. - Chcesz uniknąć kolizji terminów. - Rezerwacja ma się potem zamienić w realne wydanie. ## Krok po kroku 1. **Utwórz rezerwację** — W „Rezerwacje” wskaż sprzęt, osobę i okno czasowe (od–do). 2. **System pilnuje kolizji** — Nakładające się rezerwacje lub aktywne wydanie na tym samym sprzęcie są odrzucane. 3. **Podgląd w kalendarzu** — Rezerwacje widać w kalendarzu na niebiesko — obok realnych wydań. 4. **Zamień na wydanie** — Gdy nadejdzie termin, skonwertuj rezerwację na wydanie jednym kliknięciem. ## Przykład Rezerwujesz laptopa dla Anny na czas szkolenia regionalnego. W kalendarzu widać niebieski pasek, a w dniu szkolenia zamieniasz rezerwację na wydanie. ## Typowe przypadki - Rezerwacja to plan — nie zdejmuje sprzętu ze stanu, dopóki jej nie zrealizujesz. - Z popupu rezerwacji w kalendarzu przejdziesz do jej szczegółów. Powiązane: [Kalendarz dostępności](https://sprzetly.pl/przewodnik/kalendarz) · [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/rezerwacje --- # Serwis — naprawy i przeglądy Serwis odnotowuje naprawy i przeglądy wraz z kosztem. Sprzęt w serwisie jest zablokowany do wydania, więc nikt go przez pomyłkę nie wyda. ## Kiedy używać - Sprzęt trafia do naprawy lub na przegląd. - Chcesz mieć historię i koszty serwisów. - Sprzęt ma być chwilowo niedostępny do wydania. ## Krok po kroku 1. **Zgłoś serwis** — W „Serwisy” → „Nowy” wybierz sprzęt, typ (naprawa, przegląd, kalibracja) i opisz zakres. 2. **Sprzęt zostaje zablokowany** — Na czas serwisu sprzęt zmienia status na „Serwis” i nie da się go wydać. 3. **Dodaj koszt** — Wpisz koszt serwisu — zasili to raporty kosztów i historię sprzętu. 4. **Zakończ serwis** — Po naprawie oznacz serwis jako zakończony — sprzęt wraca do dostępnych. ## Przykład Wiertarka Bosch idzie na wymianę szczotek (koszt 120 zł). Na czas naprawy jest zablokowana do wydania, a po zakończeniu wraca jako dostępna. ## Typowe przypadki - Dla terminowych przeglądów połącz serwis z „Terminami i przypomnieniami”. - Koszty serwisów widać w raportach. Powiązane: [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) · [Terminy i przypomnienia](https://sprzetly.pl/przewodnik/terminy) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/serwis --- # Pracownicy i portal pracownika Pracownicy to osoby, którym wydajesz sprzęt. Każdy ma kartę z aktualnym wyposażeniem i pełną historią posiadania. ## Kiedy używać - Chcesz wiedzieć, kto aktualnie co ma. - Potrzebujesz historii: kto i kiedy miał dany sprzęt. - Chcesz dać pracownikowi podgląd jego wyposażenia. ## Krok po kroku 1. **Dodaj pracownika** — W „Pracownicy” → „Dodaj” wpisz imię i nazwisko, telefon, e-mail i stanowisko. 2. **Przypisz sprzęt przez wydanie** — Sprzęt trafia do pracownika przez wydanie — od tego momentu widnieje na jego karcie. 3. **Śledź historię** — Na karcie pracownika zobaczysz aktualne wyposażenie oraz historię tego, co miał wcześniej. 4. **Portal pracownika** — Pracownik może zobaczyć swój sprzęt i historię w portalu pracownika — bez dostępu do reszty systemu. ## Przykład Dodajesz Jana Kowalskiego, wydajesz mu auto i telefon. Na jego karcie widać oba sprzęty, a w razie zmiany — pełną historię posiadania. ## Typowe przypadki - Sprzęt zmienia właściciela bez powrotu do bazy? Użyj przekazania. - Pracownik nie musi mieć konta administracyjnego — wystarczy portal. Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Przekazania między pracownikami](https://sprzetly.pl/przewodnik/przekazania) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/pracownicy --- # Akcesoria i magazyn Akcesoria to pozycje prowadzone ilościowo (np. materiały, eksploatacja, dodatki do zwrotu). Wydanie schodzi ze stanu, a niski stan podświetla alert. ## Kiedy używać - Prowadzisz materiały lub akcesoria na sztuki, nie pojedynczo. - Wydajesz dodatki razem ze sprzętem. - Chcesz alert, gdy stan spadnie poniżej progu. ## Krok po kroku 1. **Dodaj akcesorium** — W „Akcesoria” podaj nazwę, ilość, próg alertu i typ: eksploatacyjne (schodzi na stałe) lub do zwrotu. 2. **Dołącz przy wydaniu** — Przy wydawaniu sprzętu zaznacz akcesoria — ich ilość zejdzie ze stanu magazynu. 3. **Pilnuj stanu** — Gdy ilość spadnie do progu, pozycja oznacza się jako „niski stan”. Po wyczerpaniu — „brak”. 4. **Zwroty wracają na stan** — Akcesoria „do zwrotu” po oddaniu wracają na stan; eksploatacyjne schodzą na stałe. ## Przykład Masz 320 ulotek i 45 długopisów (próg 50 → świeci się „niski stan”). Wydając zestaw przedstawicielowi, odpowiednie ilości schodzą z magazynu. ## Typowe przypadki - Dla materiałów liczy się ilość i typ, nie konkretny egzemplarz. - Niski stan to sygnał do uzupełnienia / planu zakupowego. Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/akcesoria --- # Kategorie i lokalizacje Kategorie i lokalizacje porządkują ewidencję — łatwiej filtrujesz, raportujesz i wiesz, gdzie fizycznie jest sprzęt. ## Kiedy używać - Masz wiele rodzajów sprzętu i chcesz je grupować. - Sprzęt jest w różnych miejscach (magazyn, oddział, auto). - Chcesz szybciej filtrować listy i raporty. ## Krok po kroku 1. **Dodaj kategorie** — W Ustawienia → „Kategorie sprzętu” utwórz kategorie (np. Pojazdy, Sprzęt IT, Narzędzia). 2. **Dodaj lokalizacje** — W „Lokalizacje” dodaj miejsca (np. Magazyn Główny) z adresem. 3. **Przypisz przy sprzęcie** — W formularzu sprzętu wybierz kategorię i lokalizację — od teraz filtrujesz po nich listy i kalendarz. ## Przykład Dzielisz flotę i sprzęt IT na kategorie „Pojazdy” i „Sprzęt IT”, a wszystko trzymasz w lokalizacji „Magazyn Główny”. Lista i kalendarz dają się filtrować jednym kliknięciem. ## Typowe przypadki - Kategoria to nie to samo co „Typ wyposażenia” — typ dodaje checklistę przy wydaniu. - Lokalizacje przydają się w raporcie rozkładu sprzętu. Powiązane: [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/kategorie-lokalizacje --- # Import i eksport CSV Zamiast wpisywać sprzęt ręcznie, wgraj go hurtowo z pliku CSV. Dane możesz też wyeksportować do arkusza. ## Kiedy używać - Startujesz z dużą liczbą pozycji do wprowadzenia. - Masz dane sprzętu w Excelu/arkuszu. - Chcesz wyeksportować ewidencję do analizy. ## Krok po kroku 1. **Przygotuj plik CSV** — Skorzystaj z szablonu kolumn (nazwa, marka, model, numer seryjny…). 2. **Zaimportuj** — W „Import” wgraj plik — system utworzy sprzęt na podstawie wierszy. 3. **Eksportuj w razie potrzeby** — Listę sprzętu możesz wyeksportować do CSV do dalszej obróbki. ## Przykład Masz 80 pozycji w arkuszu — zapisujesz jako CSV, wgrywasz i w kilka sekund cała ewidencja jest w systemie. ## Typowe przypadki - Import dostępny od planu Starter; eksport CSV od planu Pro. - Sprawdź nagłówki kolumn przed importem, by uniknąć pustych pól. Powiązane: [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/import-eksport --- # Zestawy sprzętu Zestaw to paczka sprzętu wydawana razem. Zamiast wydawać element po elemencie, robisz to jednym kliknięciem. ## Kiedy używać - Często wydajesz ten sam komplet sprzętu. - Chcesz wydać i zwrócić wiele rzeczy naraz. - Pilnujesz kompletności zestawu. ## Krok po kroku 1. **Utwórz zestaw** — W „Zestawy” nadaj nazwę i dodaj sprzęt wchodzący w skład. 2. **Wydaj hurtem** — Wydanie zestawu tworzy wydania dla wszystkich elementów naraz. 3. **Zwróć hurtem** — Zestaw zwrócisz jednym ruchem — system pilnuje, że wszystkie elementy wróciły. ## Przykład Tworzysz „Zestaw serwisowy” (laptop + wiertarka) i wydajesz go technikowi jednym kliknięciem; po pracy zwracasz całość naraz. ## Typowe przypadki - Dopóki elementy są wydane, nie wydasz zestawu ponownie. - Zestaw widać jako całość na liście wydań. Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/zestawy --- # Klienci (wynajem zewnętrzny) Klienci to odbiorcy wynajmu zewnętrznego. Trzymasz ich dane, poziom zaufania i historię — a wypożyczenie spinasz z kaucją i fakturą. ## Kiedy używać - Wypożyczasz sprzęt firmom lub osobom z zewnątrz. - Chcesz historię wypożyczeń per klient. - Pilnujesz klientów problematycznych (czarna lista). ## Krok po kroku 1. **Dodaj klienta** — W „Klienci” zapisz dane (osoba lub firma, NIP), kontakt i poziom zaufania. 2. **Wypożycz zewnętrznie** — Przy wydaniu wybierz tryb „Wynajem zewnętrzny”, wskaż klienta, okres i kaucję. 3. **Rozlicz** — Do wypożyczenia dopniesz kaucję i fakturę — wszystko widać w historii klienta. ## Przykład Firma „ACME Sp. z o.o.” wynajmuje iPhone na tydzień — zakładasz klienta, wydajesz sprzęt z kaucją 500 zł i wystawiasz fakturę. ## Typowe przypadki - Klient na czarnej liście jest blokowany przy wydaniu. - Poziom zaufania (np. „zweryfikowany”) widać przy wyborze klienta. Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Kaucje](https://sprzetly.pl/przewodnik/kaucje) · [Faktury i rozliczenia](https://sprzetly.pl/przewodnik/faktury) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/klienci --- # Cennik i progi cenowe Cennik to stawki w progach czasowych dla danego sprzętu. Dzięki nim koszt wynajmu zewnętrznego liczy się automatycznie. ## Kiedy używać - Wypożyczasz odpłatnie i chcesz automatyczną wycenę. - Masz różne stawki za godzinę, dobę itd. - Chcesz spójny cennik dla zespołu. ## Krok po kroku 1. **Wybierz sprzęt** — W „Cennik” wskaż sprzęt, dla którego ustawiasz stawki. 2. **Dodaj progi** — Zdefiniuj progi czasowe i ceny (np. „Doba” = 50 zł, „Kolejna doba” = 40 zł). 3. **Wycena przy wydaniu** — Przy wynajmie zewnętrznym koszt policzy się automatycznie na podstawie okresu i progów. ## Przykład Dla iPhone’a ustawiasz „Doba” 50 zł i „Kolejna doba” 40 zł. Przy wypożyczeniu na 7 dni system sam wylicza kwotę. ## Typowe przypadki - Możesz też ustawić sugerowaną kaucję dla sprzętu. - Bez cennika wynajem zewnętrzny nie policzy kosztu automatycznie. Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Klienci (wynajem zewnętrzny)](https://sprzetly.pl/przewodnik/klienci) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/cennik --- # Kaucje Kaucja zabezpiecza wynajem zewnętrzny. Pobierasz ją przy wydaniu, a przy zwrocie zwracasz w całości lub potrącasz za szkody. ## Kiedy używać - Wypożyczasz cenny sprzęt na zewnątrz. - Chcesz pokrycie ewentualnych uszkodzeń. - Pilnujesz, które kaucje są w toku. ## Krok po kroku 1. **Pobierz kaucję** — Przy wynajmie zewnętrznym wpisz kwotę i metodę (gotówka, karta, przelew). 2. **Śledź status** — Na liście kaucji widać, które są „w toku”, zwrócone lub potrącone. 3. **Rozlicz przy zwrocie** — Przy zwrocie zwróć kaucję w całości lub potrąć koszt uszkodzeń. ## Przykład Klient ACME wpłaca 500 zł kaucji kartą. Sprzęt wraca bez szkód — zwracasz pełną kwotę i kaucja zmienia status na „zwrócona”. ## Typowe przypadki - Koszt naprawy z protokołu zwrotu możesz potrącić z kaucji. - Kaucję sugeruje cennik sprzętu (jeśli ustawiony). Powiązane: [Klienci (wynajem zewnętrzny)](https://sprzetly.pl/przewodnik/klienci) · [Zwroty i uszkodzenia](https://sprzetly.pl/przewodnik/zwroty) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/kaucje --- # Faktury i rozliczenia Faktura rozlicza wynajem zewnętrzny — z pozycjami za wynajem, opłaty dodatkowe czy uszkodzenia oraz statusem płatności. ## Kiedy używać - Rozliczasz wynajem z klientem. - Potrzebujesz dokumentu z VAT i terminem płatności. - Pilnujesz, co zapłacone, a co zaległe. ## Krok po kroku 1. **Wystaw fakturę** — Z wypożyczenia lub ręcznie utwórz fakturę dla klienta z terminem płatności. 2. **Dodaj pozycje** — Dorzuć pozycje: wynajem, opłata za opóźnienie, uszkodzenia, dostawa itp. — VAT liczy się automatycznie. 3. **Pilnuj płatności** — Status faktury (wystawiona, opłacona, zaległa) pokazuje, co wymaga działania. ## Przykład Za tygodniowy wynajem iPhone’a wystawiasz fakturę FV/2026/05/001 na 369 zł brutto (300 zł + 23% VAT) z terminem płatności. ## Typowe przypadki - Fakturę można powiązać z konkretnym wypożyczeniem i klientem. - Opłaty za opóźnienie i potrącenia trafiają jako osobne pozycje. Powiązane: [Klienci (wynajem zewnętrzny)](https://sprzetly.pl/przewodnik/klienci) · [Kaucje](https://sprzetly.pl/przewodnik/kaucje) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/faktury --- # Inwentaryzacje Inwentaryzacja to spis z natury — przechodzisz po sprzęcie i potwierdzasz, co faktycznie jest, a czego brakuje. ## Kiedy używać - Robisz okresowy spis majątku. - Chcesz wychwycić braki i niezgodności. - Skanujesz sprzęt kodami QR podczas spisu. ## Krok po kroku 1. **Rozpocznij inwentaryzację** — W „Inwentaryzacje” utwórz nową sesję i nadaj jej nazwę (np. „Inwentaryzacja Q2 2026”). 2. **Odhaczaj sprzęt** — Potwierdzaj kolejne pozycje (znalezione / nieznalezione) — najszybciej skanując kody QR. 3. **Zakończ i wyciągnij wnioski** — Po zamknięciu sesji widać, co się zgadza, a co wymaga wyjaśnienia. ## Przykład Robisz „Inwentaryzację Q2 2026”: Skoda i wiertarka znalezione, laptopa brakuje — od razu widzisz niezgodność do wyjaśnienia. ## Typowe przypadki - Kody QR znacząco przyspieszają spis. - Niezgodności to sygnał do sprawdzenia historii sprzętu. Powiązane: [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) · [Kody QR — oznaczanie i skanowanie](https://sprzetly.pl/przewodnik/kody-qr) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/inwentaryzacje --- # Raporty i analityka Raporty zamieniają codzienne dane w obraz: co jest najczęściej używane, ile kosztują serwisy, ile wart jest majątek. ## Kiedy używać - Chcesz wiedzieć, jak wykorzystywany jest sprzęt. - Pilnujesz kosztów i wartości majątku. - Przygotowujesz podsumowanie dla zarządu. ## Krok po kroku 1. **Wejdź w Raporty** — W „Raporty” wybierz interesujący widok (stan magazynowy, wykorzystanie, koszty serwisów…). 2. **Filtruj zakres** — Zawęź po okresie, kategorii czy lokalizacji, by zobaczyć to, co istotne. 3. **Wyciągaj wnioski** — Wykorzystanie i koszty podpowiadają, co zlikwidować, dokupić lub serwisować. ## Przykład Sprawdzasz raport kosztów serwisów i wartości majątku przed budżetowaniem na kolejny kwartał. ## Typowe przypadki - Raporty podstawowe od planu Starter; zaawansowane od Pro. - Dane pochodzą z bieżącej ewidencji — nic nie trzeba wpisywać dwa razy. Powiązane: [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) · [Serwis — naprawy i przeglądy](https://sprzetly.pl/przewodnik/serwis) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/raporty --- # Dziennik zdarzeń Dziennik zdarzeń to pełny ślad operacji — kto, co i kiedy zrobił. Nic nie ginie; w razie wątpliwości ustalisz, co się stało. ## Kiedy używać - Chcesz rozliczalność i bezpieczeństwo danych. - Trzeba ustalić, kto wykonał daną operację. - Audyt lub wyjaśnienie niezgodności. ## Krok po kroku 1. **Otwórz dziennik** — W „Dziennik zdarzeń” zobaczysz chronologiczną listę akcji w systemie. 2. **Filtruj** — Zawęź po typie obiektu i zakresie dat, by szybko znaleźć interesujące zdarzenie. 3. **Sprawdź szczegóły** — Każdy wpis ma autora, czas i kontekst — łatwo odtworzyć przebieg zdarzeń. ## Przykład Sprawdzasz, kto i kiedy wystawił fakturę FV/2026/05/001 oraz utworzył serwis wiertarki — wszystko jest w dzienniku. ## Typowe przypadki - Wpisy są tylko do odczytu — nie da się ich zmienić. - To podstawa rozliczalności przy wielu użytkownikach. Powiązane: [Pracownicy i portal pracownika](https://sprzetly.pl/przewodnik/pracownicy) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/dziennik --- # Klucze API i integracje Klucze API pozwalają połączyć sprzetly.pl z innymi systemami — np. pobierać sprzęt i wypożyczenia po REST API. ## Kiedy używać - Integrujesz sprzetly.pl z innym systemem. - Chcesz automatycznie pobierać dane sprzętu/wypożyczeń. - Budujesz własny dashboard lub automatyzację. ## Krok po kroku 1. **Wygeneruj klucz** — W Ustawienia → „Klucze API” utwórz klucz z czytelną nazwą. Pełny klucz zobaczysz tylko raz. 2. **Użyj w integracji** — Przekaż klucz w nagłówku zapytań do REST API (np. lista sprzętu, wypożyczeń). 3. **Zarządzaj dostępem** — Nieużywany klucz w każdej chwili unieważnisz — integracja straci dostęp. ## Przykład Tworzysz klucz „Integracja z magazynem”, a zewnętrzny system pobiera nim listę sprzętu, by zsynchronizować stany. ## Typowe przypadki - Pełny klucz pokazujemy raz — zapisz go bezpiecznie. - Klucz możesz w każdej chwili unieważnić. Powiązane: [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/api --- # Magazyn — materiały ilościowe Magazyn to osobny moduł na materiały ilościowe (ulotki, notesy, długopisy, gadżety) — niezależny od ewidencji sprzętu. Stan liczony jest z rejestru ruchów, więc zawsze się zgadza. ## Kiedy używać - Masz materiały liczone na sztuki/opakowania, nie pojedyncze przedmioty z numerem seryjnym. - Chcesz pilnować stanów i dostawać alert, gdy coś się kończy. - Prowadzisz więcej niż jeden magazyn i przesuwasz towar między nimi. ## Krok po kroku 1. **Dodaj magazyn i słowniki** — W „Magazyn → Ustawienia” utwórz magazyn (np. „Główny”) oraz opcjonalnie grupy (np. linia/preparat) i rodzaje (np. ulotka, notes, długopis). 2. **Dodaj pozycje do katalogu** — W „Katalog” dodaj pozycję: nazwa, opcjonalnie kod, jednostka, grupa, rodzaj i próg minimalny (do alertów). 3. **Rejestruj ruchy** — W „Ruchy” wykonuj przyjęcia (+stan), wydania (−stan, z walidacją dostępności), korekty oraz transfery między magazynami. Każdy ruch ma pełną historię. 4. **Pilnuj stanów** — Po przekroczeniu progu pozycja oznaczana jest jako „niski stan” i dostajesz powiadomienie (w aplikacji i e-mailem). Pozycję ze stanem 0 możesz „usunąć z magazynu”, by wyciszyć alert. ## Przykład Przyjmujesz 500 ulotek preparatu X do magazynu głównego, część transferujesz do oddziału, a gdy stan spadnie poniżej 100 — dostajesz alert na e-mail. ## Typowe przypadki - Nie ma opakowań zbiorczych — modelujesz to nazwą pozycji (np. „Ryza 500”) i liczbą sztuk. - Stanu nie ustawia się ręcznie na karcie — zmienia go wyłącznie ruch (przyjęcie/wydanie/korekta). Powiązane: [Akcesoria i magazyn](https://sprzetly.pl/przewodnik/akcesoria) · [Sprzęt — dodawanie i karta sprzętu](https://sprzetly.pl/przewodnik/sprzet) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/magazyn --- # Użytkownicy, role i zaproszenia Dodajesz współpracowników do firmy i nadajesz każdemu dokładny zakres — kto co widzi i może. Moduł bez dostępu jest całkowicie ukryty w menu. ## Kiedy używać - Z systemu korzysta kilka osób z różnymi zadaniami (flota, magazyn, IT, analityka). - Chcesz, by część osób tylko zamawiała/podglądała, bez dostępu do reszty. - Dodajesz nową osobę i chcesz, by sama ustawiła hasło. ## Krok po kroku 1. **Otwórz zarządzanie użytkownikami** — Wejdź w „Ustawienia → Użytkownicy”. Sekcja jest dostępna dla Właściciela i Administratora. 2. **Zaproś osobę** — Kliknij „Zaproś użytkownika”, podaj e-mail i wybierz rolę firmową. Dla roli „Członek” zaznacz dostęp do modułów (Brak / Podgląd / Edycja). 3. **Osoba dołącza** — Zaproszony dostaje link, ustawia hasło i dołącza do firmy (e-mail jest potwierdzony automatycznie). 4. **Zarządzaj później** — Role i uprawnienia możesz zmieniać w każdej chwili. Zaproszenia możesz anulować lub wysłać ponownie. W firmie zawsze pozostaje co najmniej jeden Właściciel. ## Przykład Bartek dostaje rolę Członek z dostępem do floty i magazynu, kierownicy regionalni — tylko podgląd magazynu, a subskrypcję zmienia wyłącznie właściciel. ## Typowe przypadki - Moduł z poziomem „Brak” znika z menu, a zapisy blokuje serwer. - Liczba użytkowników zależy od planu (Darmowy: 1, plany płatne: bez limitu). Powiązane: [Pierwsze kroki — szybki start](https://sprzetly.pl/przewodnik/pierwsze-kroki) · [Magazyn — materiały ilościowe](https://sprzetly.pl/przewodnik/magazyn) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/uzytkownicy-uprawnienia --- # Szablony protokołów wydania i zwrotu Zmieniasz treść warunków drukowanych na protokołach pod własne zasady. Każda firma startuje z kopią oryginału, a po edycji ma swój tekst. ## Kiedy używać - Chcesz dopisać własne klauzule (np. zasady zwrotu auta, odpowiedzialność za sprzęt IT). - Inne warunki przy wydaniu, inne przy zwrocie. - Potrzebujesz, by podpisane już protokoły zachowały dokładnie tekst z chwili podpisu. ## Krok po kroku 1. **Otwórz szablony** — Wejdź w „Ustawienia → Szablony protokołów”. Sekcja jest dla Właściciela i Administratora (plan Business). 2. **Edytuj treść** — Masz osobne pola dla protokołu wydania (PW) i zwrotu (PZ). Każda linia to osobny akapit drukowany na dokumencie. 3. **Zapisz albo przywróć** — „Zapisz szablony” utrwala Twoją wersję (badge „własny”). „Przywróć domyślny” wraca do oryginału. ## Przykład Dodajesz punkt „6. Zwrot auta tylko z zatankowanym bakiem” do protokołu wydania — od teraz każdy nowy protokół PW drukuje ten zapis. ## Typowe przypadki - Zmiana szablonu działa na nowe protokoły — dokumenty już podpisane się nie zmieniają (tekst zamrażany w chwili podpisu). - Pusta treść = używana jest domyślna kopia oryginału. Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Zwroty i uszkodzenia](https://sprzetly.pl/przewodnik/zwroty) · [Dokumenty — podpisane protokoły](https://sprzetly.pl/przewodnik/dokumenty) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/protokoly-szablony --- # Dokumenty — podpisane protokoły Po podpisaniu protokołu masz do niego dostęp w PDF — w jednym miejscu i przy konkretnym sprzęcie/pracowniku. Dokument jest niezmienny. ## Kiedy używać - Szukasz „podpisanego przez klienta” protokołu po fakcie. - Chcesz zobaczyć, na jakich warunkach pracownik odebrał auto/sprzęt. - Potrzebujesz szybko PDF do wydruku lub archiwum. ## Krok po kroku 1. **Wejdź w „Dokumenty”** — W menu „Dokumenty” znajdziesz wszystkie podpisane protokoły. Filtruj: Wszystkie / Wydania / Zwroty, albo szukaj po sprzęcie lub osobie. 2. **Otwórz z kontekstu** — Te same protokoły są przy źródle: na karcie sprzętu (historia wydań), na karcie pracownika i w szczegółach wypożyczenia. 3. **Pobierz PDF** — Kliknięcie otwiera PDF protokołu — z podpisem i treścią warunków z chwili podpisania. ## Przykład Wchodzisz w auto „Skoda Octavia” → w historii wydań klikasz „Protokół wydania — Jan Kowalski” i masz PDF z jego podpisem oraz stanem odbioru. ## Typowe przypadki - Dokument pojawia się na liście, gdy protokół zostanie podpisany (wydanie i/lub zwrot). - PDF jest odtwarzalny 1:1 z zamrożonych danych — bez przechowywania osobnych plików. Powiązane: [Wydania — wydawanie sprzętu i protokół](https://sprzetly.pl/przewodnik/wydania) · [Zwroty i uszkodzenia](https://sprzetly.pl/przewodnik/zwroty) · [Szablony protokołów wydania i zwrotu](https://sprzetly.pl/przewodnik/protokoly-szablony) Źródło: https://sprzetly.pl/przewodnik/dokumenty --- # Blog # Jak prowadzić ewidencję sprzętu w firmie — praktyczny poradnik Ewidencja sprzętu to nie „lista w Excelu”, tylko odpowiedź na proste pytanie: kto ma co, gdzie i od kiedy. Dobrze prowadzona oszczędza godziny szukania i pieniądze na sprzęcie, który „gdzieś jest”. Poniżej — co realnie zapisywać, jak zacząć i czego nie robić. ## Czym jest ewidencja sprzętu (a czym nie jest) Ewidencja to prowadzony na bieżąco rejestr majątku ruchomego firmy: narzędzi, sprzętu IT, wyposażenia, pojazdów. Kluczowe słowo to „na bieżąco” — jeśli wpis powstaje raz i nikt go potem nie aktualizuje, to nie ewidencja, tylko zdjęcie stanu sprzed roku. Ewidencji nie należy mylić z inwentaryzacją. Inwentaryzacja to okresowy spis z natury (zwykle raz w roku), który porównuje stan faktyczny z zapisami. Ewidencja działa cały czas; inwentaryzacja ją weryfikuje. ## Co zapisywać przy każdej pozycji Nie trzeba od razu 30 pól. Zacznij od minimum, które realnie się przydaje, i rozbudowuj w miarę potrzeb: - Nazwa i kategoria (np. „Wiertarka Bosch GBH 2-26”, kategoria: elektronarzędzia) - Numer seryjny lub własny numer inwentarzowy — to jednoznaczny identyfikator - Data i wartość zakupu — przydaje się do amortyzacji i rozliczeń - Lokalizacja i status (dostępny / wydany / w serwisie) - Osoba odpowiedzialna — kto aktualnie sprzęt posiada > Wskazówka: Jeśli sprzęt ma terminy (przegląd, OC, kalibracja, gwarancja) — zapisuj je od początku. Dopisanie ich później dla 200 pozycji to dzień pracy. ## Od czego zacząć — pierwsze 3 kroki Najczęstszy błąd to próba opisania wszystkiego naraz. Lepiej zacząć wąsko i mieć kompletną ewidencję jednej kategorii niż połowiczną całości. ## Papier, Excel czy system — czym prowadzić Zeszyt odpada przy więcej niż kilkunastu pozycjach i jednej osobie. Excel jest darmowy i elastyczny, więc to naturalny start — ale ma trzy słabe punkty: brak historii (kto miał sprzęt wcześniej), konflikt wersji przy pracy kilku osób i brak przypomnień o terminach. System do ewidencji rozwiązuje właśnie te trzy rzeczy: jedno wspólne miejsce, pełna historia każdej operacji i automatyczne alerty. Próg przejścia z Excela to zwykle moment, gdy pozycji jest ponad sto albo korzysta z nich kilka osób. ## Najczęstsze błędy - Brak jednego identyfikatora — dwie „wiertarki Boscha” bez numerów są nierozróżnialne - Ewidencja „na później” — wpis powstaje, ale aktualizacja przy wydaniu już nie - Kilka równoległych plików — każdy dział ma swój, żaden nie jest aktualny - Brak odpowiedzialności — nie wiadomo, kto ostatnio miał sprzęt, więc nikt nie odpowiada za zgubę - Pomijanie terminów — przegapiony przegląd czy OC kosztuje więcej niż całe wdrożenie ## Jak to zrobić: Jak zacząć ewidencję sprzętu Trzy pierwsze kroki, żeby uruchomić działającą ewidencję sprzętu bez porywania się na wszystko naraz. 1. **Wybierz jedną kategorię na start** — Zacznij od najbardziej problematycznej grupy (np. elektronarzędzia albo laptopy) i opisz ją kompletnie, zamiast pobieżnie całego majątku. 2. **Nadaj każdej pozycji unikalny identyfikator** — Numer seryjny albo własny numer inwentarzowy. Najwygodniej wydrukować etykietę z kodem QR i nakleić na sprzęt — skan telefonem otwiera kartę. 3. **Ustal moment aktualizacji** — Zdefiniuj, kiedy wpis się zmienia: przy wydaniu, zwrocie i serwisie. Jeśli aktualizacja nie jest wpięta w codzienny proces, ewidencja się rozjedzie. ## Najczęstsze pytania **Czym różni się ewidencja od inwentaryzacji?** Ewidencja to bieżący rejestr — kto ma co, gdzie i od kiedy, prowadzony cały czas. Inwentaryzacja to okresowy spis z natury (zwykle raz w roku), który sprawdza, czy stan faktyczny zgadza się z ewidencją. **Czy ewidencję sprzętu trzeba prowadzić z mocy prawa?** Środki trwałe i wyposażenie podlegają wymogom rachunkowym (ewidencja księgowa, amortyzacja). Ewidencja operacyjna — kto fizycznie ma sprzęt — nie jest wprost nakazana przepisami, ale w praktyce jest niezbędna do rozliczalności i kontroli majątku. **Od ilu pozycji Excel przestaje wystarczać?** Nie ma sztywnej granicy, ale w praktyce próg to około stu pozycji lub moment, gdy z pliku korzysta kilka osób jednocześnie. Wtedy brak historii i konflikty wersji zaczynają kosztować więcej czasu, niż oszczędza darmowy arkusz. Źródło: https://sprzetly.pl/blog/jak-prowadzic-ewidencje-sprzetu · Publikacja: 2026-07-03 --- # Protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu — wzór i jak go wypełnić Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, który przenosi odpowiedzialność za sprzęt na osobę, która go bierze. Bez niego „nie wiem, w jakim stanie to dostałem” kończy każdą reklamację. Poniżej: co protokół musi zawierać, gotowy wzór pól i jak go wypełnić, żeby faktycznie chronił obie strony. ## Po co w ogóle protokół Protokół dokumentuje trzy rzeczy: co zostało wydane, komu i w jakim stanie. Dzięki temu przy zwrocie da się jednoznacznie stwierdzić, czy sprzęt wrócił kompletny i sprawny — a jeśli nie, kto za to odpowiada. To nie formalność „dla papieru”. To jedyny obiektywny punkt odniesienia w sporze o uszkodzenie, braki wyposażenia albo zgubę. ## Wzór — co musi zawierać protokół Kompletny protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu zawiera następujące pola: - Strony: kto wydaje (firma/osoba) i kto odbiera (imię, nazwisko, dział) - Data i miejsce wydania - Opis sprzętu: nazwa, model, numer seryjny/inwentarzowy - Stan techniczny w momencie wydania (sprawny / uwagi / widoczne uszkodzenia) - Wyposażenie / akcesoria (np. ładowarka, walizka, klucze) — checklista, co dołączono - Termin lub warunki zwrotu (albo adnotacja „na czas nieokreślony”) - Oświadczenie odbierającego o odpowiedzialności za powierzony sprzęt - Podpisy obu stron (odręczne lub elektroniczne) > Wskazówka: Sekcja „wyposażenie” to najczęściej pomijane, a najważniejsze pole. To ona rozstrzyga spór „oddałem z ładowarką” / „nie było ładowarki”. ## Jak wypełnić, żeby chronił obie strony Protokół działa tylko wtedy, gdy opisuje stan faktyczny, a nie „domyślny”. Kilka zasad: - Opisuj realny stan, nie „sprawny” z automatu — jeśli jest rysa, wpisz rysę - Wypełniaj przy wydaniu, nie „później” — protokół podpisany na zapas jest bezwartościowy - Odhaczaj wyposażenie pozycja po pozycji, nie „komplet” - Przy zwrocie zrób drugi protokół (lub sekcję zwrotu) — porównanie stanu wydania i zwrotu to sedno ## Papier czy wersja cyfrowa z e-podpisem Wersja papierowa działa, ale ma znane wady: kartki giną, podpisy trzeba skanować, a przy zwrocie nikt nie ma pod ręką protokołu wydania, żeby porównać stan. Wersja cyfrowa rozwiązuje to prosto: protokół powstaje z danych sprzętu, checklista wyposażenia jest zapisana jako „stan na moment wydania”, a podpis składa się palcem na telefonie. Przy zwrocie system pokazuje, co było wydane, więc porównanie jest natychmiastowe. ## Jak to zrobić: Jak sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu Prosty proces wystawienia protokołu, który realnie chroni obie strony. 1. **Zidentyfikuj sprzęt i odbierającego** — Wpisz model i numer seryjny/inwentarzowy oraz dane osoby odbierającej. Bez jednoznacznego identyfikatora protokół dotyczy „jakiejś wiertarki”. 2. **Opisz stan i odhacz wyposażenie** — Zaznacz realny stan techniczny i odhacz każdy element wyposażenia z osobna (ładowarka, walizka, klucze). To ta sekcja rozstrzyga późniejsze spory. 3. **Ustal warunki zwrotu i zbierz podpisy** — Wpisz termin zwrotu (lub „na czas nieokreślony”) i oświadczenie o odpowiedzialności, a następnie zbierz podpisy obu stron — odręcznie lub elektronicznie. 4. **Przy zwrocie porównaj stan** — Sporządź protokół zwrotu i porównaj go z protokołem wydania: co wróciło, w jakim stanie, czego brakuje. Różnice = podstawa rozliczenia. ## Najczęstsze pytania **Czy protokół zdawczo-odbiorczy musi być podpisany przez obie strony?** Tak. Sens protokołu polega na potwierdzeniu stanu przez obie strony. Podpis samego wydającego nie przenosi odpowiedzialności; dopiero podpis odbierającego potwierdza, że przyjął sprzęt w opisanym stanie. **Czy e-podpis na protokole jest ważny?** Do celów wewnętrznej dokumentacji firmowej podpis elektroniczny (np. złożony palcem na ekranie i zapisany przy protokole) jest w praktyce wystarczający i powszechnie stosowany. Dla dokumentów o skutkach prawnych wobec osób trzecich warto sprawdzić wymogi konkretnej sytuacji. **Czy potrzebny jest osobny protokół przy zwrocie?** Najlepiej tak — protokół zwrotu (lub sekcja zwrotu) pozwala porównać stan z momentu wydania i zwrotu. Bez tego nie da się obiektywnie wykazać, że sprzęt wrócił uszkodzony lub niekompletny. Źródło: https://sprzetly.pl/blog/protokol-zdawczo-odbiorczy-sprzetu-wzor · Publikacja: 2026-07-03